自動車部品商の業務について過去にも記事にしてきました。
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宜しければ是非ともご覧ください。
業務の中でも長年の悩みとなっている『出庫ミス』
今回は出庫ミスについてお話ししていきたいと思います。
自動車部品商の業務で向き合うべき問題とは？【出庫ミスの原因と対策は？】
出庫ミスとは。
お客様に購入頂いた商品に対して伝票発行をします。
この伝票に記載されている棚番号と商品番号を見ながら商品を棚から出庫します。
この時に【商品間違い】や【数量間違い】、さらには【出庫忘れ】が発生します。
このような問題が発生するとどのような問題が起こるか？
- お客様へ定刻に商品を納品することができない
- お客様の納車時間に間に合わない
- お客様の信用を失う
- 再手配や再配達のタイムロスが発生する
- 在庫数に差異が発生する
このような事が考えられます。
そして、特に重要なポイントが
《お客様の信用を失う》
と言う結果を招いてしまう事です。
お客様に信用してもらうには大変な時間と努力が必要ですが信用を失うのは一瞬とよく言ったものです。
◯出庫ミスの原因
出庫ミスの原因としては次の項目が考えられます。
- 出庫に対する仕組みが確立できていな
- 出庫しているスタッフのスキルに合わせた出庫環境が整っていない
では出庫ミスに対してどのような対策を打つのか？
対策の一案として【バーコードリーダー】があります。
こちらは伝票のバーコードを読み取り伝票の品番をインプットさせ、出庫時に1点ずつバーコードを通していくことで答え合わせしながら出庫できるというもの。
バーコードリーダーを使用する中で見えてきたメリットとデメリットもある。
メリット
- 品番の見間違いなどヒューマンエラーが無くなる
- 使い方を覚えると部品の知識が少ないスタッフも一定のクオリティで出庫が可能になる。
デメリット
- バーコードリーダー自体に大きなコストがかかる
- バーコードリーダーの起動や反応が完璧でない為、思い通りに作動しないとかえって時間がかかる
- 専任で出庫担当を設けていない場合は、スタッフが総出で出庫するとバーコードリーダーの端末が不足する
対策案の中で感じた重要事項
◯ダブルチェックは落とし穴
出庫ミスの防止策として《ダブルチェック》というフレーズを使用する場合がありますがここは気をつけなければなりません。
仕組みの中でダブルチェックをする形になっていれば効率的にも問題ないんですが、単なるダブルチェックの徹底だけですと単なる【作業の肥大化】となりますし、全く改善にはなりません。
仕組みの中でダブルチェックとは？
仕組みの中でダブルチェックすることは大変効率が良く、余計な担当をつけることもありません。
A.一次検品
一次検品は棚から出庫テーブルまで商品を集めます。
B.二次検品
二次検品は一次検品でテーブルの上に集まった商品を改めて伝票と見直し各エリア別の配送棚へ出庫します。
一次検品と二次検品を同じ人が行なってしまうと、商品の思い込みが発生し出庫ミスが発生します。
『この商品はこれで間違いないだろう』▶︎✖️
次に出庫ミスの対策として【在庫棚の整理】があります。
出庫ミスの多い商品は『ワイパーゴム』と『ボールジョイントブーツ』です。（これは部品商によって違うかもしれませんが）
対策案
- カートンボックスの改良
- 品番明示の改良
▶︎スタッフの高齢化・パートスタッフの増加で商品知識が浅いと正しいか判断がつかない為、棚に写真を加える
最後に【商品の格納】にも注意しておきたいところです。
在庫補充した商品を一斉に棚へ格納しますが、この時に誤った場所へ誤った商品を格納してしまうと出庫ミスの原因に繋がります。
先程の対策案【在庫棚の整理】とリンクしますが、正しい場所に正しい商品が格納される事が絶対条件ですので
間違いやすい商品は気をつけて格納しなければなりません。
まとめ
人間が行っている作業ですのでミスが発生して当然と言ってしまいたいところですが、ミスの件数を最小限に抑える事は我々スタッフの責任です。
ミスが発生しなければ無駄な作業も増えることはありません。
ミスの無いスムーズな対応を続けていれば必ずお客様の信頼を得る事ができます。
志を高く持って業務改善に取り組みましょう！
有難う御座いました。
